Steeds meer bedrijven worden geconfronteerd met klanten die hun facturen te laat betalen of helemaal niet. Wanbetaling is geen uitzondering meer, maar een structureel probleem dat de cashflow en de continuïteit van ondernemingen onder druk zet. Gelukkig hoef je als bedrijf niet lijdzaam toe te kijken. Inzicht in de oorzaken van wanbetaling is de eerste stap. Een gerichte aanpak volgt daarna.
Wat zijn de oorzaken van wanbetaling?
Bij wanbetalingen zijn er een aantal mogelijke oorzaken. Om er tegen te kunnen optreden, moet je natuurlijk wel weten waar het probleem ligt.
1. Administratieve fouten
Een fout in het factuuradres, een ontbrekend PO-nummer of een dubbel verstuurde factuur: het lijkt klein, maar het leidt vaak tot vertragingen of zelfs volledige non-betaling.
2. Onduidelijke of gebrekkig gecommuniceerde betaalvoorwaarden
Als klanten niet exact weten wanneer en hoe ze moeten betalen, is het risico op vertraging groot. Heldere, transparante voorwaarden zijn essentieel – van offerte tot factuur.
3. Liquiditeitsproblemen bij de klant
Soms ligt het probleem niet bij jou, maar bij de betalingscapaciteit van je klant. Zeker in economische uitdagende tijden schuiven bedrijven hun eigen betalingsverplichtingen voor zich uit.
4. Geen of laattijdige opvolging
Wanneer er geen vast debiteurenbeheerproces is, blijven onbetaalde facturen te lang onder de radar. De kans op inning daalt naarmate de tijd verstrijkt.
5. Klanten die strategisch laat betalen
Sommige klanten hanteren bewust lange betalingstermijnen als cashmanagementstrategie. Zonder duidelijke afspraken kom je als leverancier op de laatste plaats.
6. Ontevredenheid over product of dienst
Een klant die zich niet gehoord voelt, zal sneller geneigd zijn de betaling uit te stellen. Wanbetaling is dan een signaal van onderliggende frustratie.
Hoe pak je wanbetaling effectief aan?
Eens je de oorzaak kent, kan je een aantal zaken ondernemen om dit aan te pakken!
1. Zorg voor een foutloos en gestroomlijnd facturatieproces
Controleer je facturen op volledigheid en correctheid. Gebruik eventueel templates en automatiseringstools om fouten te vermijden.
2. Maak duidelijke betaalafspraken
Zet betaalvoorwaarden zwart op wit bij elke offerte, bestelbon en factuur. Maak ze ook bespreekbaar bij aanvang van een samenwerking.
3. Bouw een actief debiteurenbeheer uit
Stuur tijdig herinneringen, bel op wanneer nodig en segmenteer klanten op basis van risicoprofiel. Zoals we in dit artikel uitleggen: credit management is veel meer dan rappels sturen – het is een strategische hefboom.
4. Monitor de kredietwaardigheid van je klanten
Gebruik tools om de financiële gezondheid van (nieuwe) klanten op te volgen. Preventie is de beste bescherming.
5. Zet technologie in
Met moderne credit management software kun je automatisch opvolgen, segmenteren en rapporteren. Zoals we beschrijven in onze gids voor credit & treasury management, verhoogt dit je wendbaarheid en grip op cash.
6. Schakel expertise in
Externe ondersteuning inschakelen kan een gamechanger zijn. Finsiders helpt bedrijven tijdelijk of structureel bij het opzetten en optimaliseren van hun credit & treasury processen. Lees hier hoe treasury management jouw bedrijf versterkt.
Wanbetaling is een complex probleem met meerdere oorzaken. Maar het goede nieuws: je kan er wél iets aan doen. Met een duidelijke strategie, de juiste processen en de inzet van technologie en expertise, voorkom je cashproblemen en versterk je je financiële fundament.
