In België wordt e-invoicing almaar meer de norm, zeker met de verplichte B2G-e-facturatie en de geplande B2B-uitrol. Toch lopen heel wat bedrijven nog tegen dezelfde structurele fouten aan. Het gevolg? Inefficiënte processen, compliance-risico's, verlies aan cashflowcontrole en frustratie bij teams. Dit artikel zet de zeven meest voorkomende fouten op een rij.
Fout 1: Je ziet e-invoicing als een IT-project
E-invoicing raakt veel meer dan technologie. Het heeft impact op processen, klantrelaties en compliance. Toch wordt het vaak doorgeschoven naar IT of finance, met als gevolg een te technische benadering en onvoldoende betrokkenheid van de business. De implementatie gebeurt los van strategische doelen, en mist daardoor draagvlak en effect. E-invoicing verdient een aanpak, waarbij ownership gedeeld wordt tussen IT, operations, legal en finance. Alleen dan wordt het een hefboom voor procesoptimalisatie en digitale maturiteit.
Fout 2: Je vergeet change management
E-invoicing verandert hoe medewerkers samenwerken, valideren en opvolgen. Zonder change management leidt dat tot verwarring, frustratie of lage adoptie. Vaak wordt enkel aandacht besteed aan tools, niet aan de mensen die ermee moeten werken. Verandering vergt sturing, training en communicatie. Wie gebruikers vroeg betrekt, creëert draagvlak en vertrouwen. Zet interne ambassadeurs in, communiceer transparant over het ‘waarom’ en koppel e-invoicing aan tastbare voordelen. Zo vergroot je niet alleen de adoptie, maar ook de effectiviteit op lange termijn.
Fout 3: Je kiest een tool zonder strategische fit
Een e-invoicingoplossing moet naadloos passen binnen je bestaande IT-landschap. Toch kiezen bedrijven vaak voor tools op basis van prijs of hype, zonder afstemming met ERP, CRM of workflows. Dat leidt tot manuele workarounds, integratieproblemen of dataverlies. Start altijd vanuit je processen: hoe lopen goedkeuringen, rapportering en archivering vandaag? Kies pas daarna een oplossing die aansluit op je noden, met focus op compatibiliteit, schaalbaarheid en wettelijke conformiteit (bv. Peppol-ondersteuning, UBL-formaat).
Fout 4: Je verliest compliance uit het oog
E-invoicing gaat niet alleen over efficiëntie, maar ook over naleving van wetgeving. In België wordt elektronische facturatie vanaf 2026 verplicht voor B2B-transacties. Zonder correcte archivering, digitale handtekeningen of Peppol-conformiteit riskeer je fiscale sancties. Compliance betekent meer dan een PDF verzenden: het vereist gestructureerde data, authenticiteit en controleerbaarheid. Kies een oplossing die voldoet aan de Belgische normen én Europese richtlijnen. Betrek je legal team tijdig om risico’s te beperken en audit readiness te garanderen.
Fout 5: Je vergeet je klanten (en leveranciers)
E-invoicing vraagt ook actie van je netwerk. Toch communiceren bedrijven vaak pas ná implementatie, waardoor klanten of leveranciers verrast worden door nieuwe formats of portalen. Dit vertraagt betalingen en schaadt vertrouwen. Stel op voorhand een communicatieplan op. Informeer externen over de timing, voordelen en praktische implicaties. Zorg voor ondersteuning, zoals een FAQ of onboardinggids. Zo vergroot je niet alleen de samenwerking, maar ook de impact van je digitaliseringsproject.
Fout 6: Je automatiseert zonder optimaliseren
Wie bestaande manuele processen één-op-één digitaliseert, neemt inefficiëntie gewoon mee naar het nieuwe systeem. Denk aan dubbele goedkeuringen, foutgevoelige tussenstappen of gebrekkige rapportering. E-invoicing biedt de kans om je volledige order-to-cashproces onder de loep te nemen. Automatiseer waar mogelijk, elimineer overbodige stappen en werk met duidelijke workflows. Optimaliseren vóór digitaliseren verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de ROI van je e-invoicingproject.
Fout 7: Je meet geen resultaat
Zonder data weet je niet of e-invoicing werkt. Toch ontbreken bij veel implementaties duidelijke KPI’s, wat bijsturen onmogelijk maakt. Denk aan metrics zoals doorlooptijd per factuur, foutenmarge, DSO (Days Sales Outstanding) en cost-to-serve. Door deze parameters te monitoren, krijg je inzicht in de efficiëntiewinst en knelpunten. Koppel de tool aan dashboards of rapporten en evalueer periodiek. Zo maak je van e-invoicing een datagedreven succes, en geen eenmalig IT-initiatief.
E-invoicing is de hefboom voor finance excellence
E-invoicing gaat veel verder dan enkel facturen digitaal versturen. Het is een kans om je finance operating model te herdenken: efficiënter, transparanter en beter schaalbaar. Maar dan moet je het wel strategisch aanpakken.
Veelgestelde vragen over e-invoicing (FAQ)
Wat is e-invoicing precies?
E-invoicing is het elektronisch verzenden, ontvangen én verwerken van gestructureerde facturen (vb. UBL-formaat), zonder manuele stappen.
Wat is het verschil tussen een PDF-factuur en een e-factuur?
Een PDF is slechts een visueel document. Een e-factuur bevat gestructureerde data die automatisch verwerkt kan worden in systemen.
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerkstandaard voor veilige en gestructureerde uitwisseling van elektronische documenten (facturen, orders, ...).
Hoe start ik best met e-invoicing?
Breng je processen in kaart, kies een tool die Peppol ondersteunt, en stel een multidisciplinair projectteam samen.
