Bij een projectoverdracht is het belangrijk dat je de teugels op een correcte manier in handen geeft van jouw opvolger. Met een paar kleine stappen kan je een groot verschil maken. We zetten ze hieronder voor jou uit.
Het beëindigen van jouw project of opdracht is pas geslaagd als er een soepele overdracht heeft plaatsgevonden. Een gedetailleerde overdracht is zeer gunstig voor jouw opvolger omdat de workflows van het team en de productiviteit er slechts in beperkte mate of zelfs helemaal niet onder lijden. De kans dat je op problemen stoot, bestaat echter. Zet daarom een plan van aanpak en handleiding uit waardoor jouw opvolger snel en op elk moment het project kan opnemen. Welke minimale zaken neem je hier dan precies in op?
1) Bepaal welke details moeten worden overgedragen
Zowel jouw contacten intern, maar ook extern. Elke zijde moet immers op de hoogte zijn van wie waarop aan het werken is. Waarvoor is elke persoon verantwoordelijk in jouw team en in de business? Wat is de project scope? Welke zaken onderneem je voor de business/stakeholder? Hoeveel deliverables zijn er en op welke termijn voorzie je die? Wat is gedaan en wat ligt er nog voor je? Breng de deadlines en mijlpalen in kaart, definieer jouw timeline, zowel wanneer je zelf oplevert of wanneer de business/stakeholder dit doet. Geef tot slot ook achtergrondinformatie. Hierin breng je essentiële zaken over het team waar je opereert en zijn business/stakeholder. Maar ook andere nuttige inzichten voor wanneer een nieuwe persoon onboard. KPI’s die je opvolgt, voorkeuren van de stakeholder, … Allerhande informatie die noodzakelijk is om een uitstekende projectpartner te zijn. Dit kunnen ook problemen of bottlenecks zijn die in het verleden hebben plaatsgevonden.
2) Zet een meeting op om jouw project manuel te bespreken
Terwijl jouw plan van overdracht bijna compleet is, moet het team inkijk hebben in de aanpak en aanpassingen kunnen doen wanneer nodig. Dit is ook het punt waarop vragen kunnen worden beantwoord en wijzingen gebeuren zodat een definitief document kan worden opgesteld. Plan daarom een gesprek in met de verantwoordelijken of teamleden om het overdrachtsdocument te bespreken en mogelijke problemen te identificeren. Belangrijk is ook om een vervaldatum te zetten, zodat niets de kans krijgt om onopgelost achter te blijven.
3) Start de transitie en de overdracht
Een overdracht is een gradueel proces. Het is aangeraden om jouw transitie op te splitsen in kleinere mijlpalen en deze over een periode van twee of meer weken neer te zetten. Dit geeft iedereen de tijd om hun focus er even op te richten vooraleer de volgende informatie weer binnensijpelt.
Een goed idee is ook om teamleden bestaande managers te laten schaduwen zodat ze ook zelf een gevoel krijgen voor het project en de processen die moeten worden ondernomen. Gebruik een checklist om de overdracht overzichtelijk te maken voor alle partijen en iedereen op dezelfde golflengte te houden doorheen het proces.
Het is belangrijk om te weten dat een overdracht een transitie is die tijd vraagt en niet in één beweging wordt voltooid. Als je stappen overslaat, zal je het team onplezierig verrassen en gaan essentiële details verloren.
Wil je zelf schitteren als Finance Consultant?
