E-invoicing, voor veel finance professionals is het een niet te vermijden onderwerp. Vanaf januari 2026 worden alle Belgische bedrijven verplicht om met elektronische facturatie (e-invoicing) te werken voor B2B-klanten. In onze webinar met Exact Online maakten we een aantal zaken duidelijk: de verplichting komt eraan, de voordelen zijn groot, maar de juiste voorbereiding is essentieel.
E-invoicing is een kans!
Hoewel sommige ondernemers nog aarzelen, is e-invoicing een win-win situatie voor elk bedrijf. Het biedt niet alleen een efficiëntere administratie, maar helpt ook om menselijke fouten te reduceren en de cashflow te verbeteren door snellere betalingen. Denk aan de besparing van kosten – papier, inkt, printkosten – en tijd door geautomatiseerde processen. Volgens studies kan e-invoicing de kosten per factuur met maar liefst €9 verlagen, een besparing die voor veel bedrijven snel oploopt.
Een nieuwe standaard
E-invoicing betekent meer dan een pdf-factuur sturen. Via het UBL-formaat en beveiligingsnetwerken zoals PEPOL, dat door de EU wordt ondersteund, kunnen bedrijven veilig en betrouwbaar facturen uitwisselen. Dit is een cruciale stap om frauderisico’s, zoals phishing en identiteitsdiefstal, terug te dringen. Met de digitale authenticatie van PEPOL voorkom je valse facturen en verhoog je de betrouwbaarheid van je bedrijfsprocessen.
Hoe bereid je je voor op e-invoicing?
De implementatie van e-invoicing vereist inzicht in de regelgeving en technische compatibiliteit. Bedrijven moeten zeker zijn dat hun facturatiesoftware voldoet aan de UBL-standaard en aan beveiligingseisen zoals GDPR. Het advies: werk samen met een betrouwbare softwarepartner die al ervaring heeft met e-invoicing.
Bedrijfscultuur en training
Nieuwe technologie betekent verandering in de manier van werken. Communiceer met medewerkers over de voordelen en zorg voor een goede training zodat iedereen efficiënt kan overstappen. Ook weerstand overwinnen – zoals het afscheid nemen van fysieke documenten – is een deel van de transitie. Een goede changemanagement is dus nodig!
Financiële steun van de overheid
Goed om te weten, de overheid ondersteunt bedrijven met investeringsaftrek tot 120% voor e-invoicing investeringen. Dit geldt zowel voor KMO's als grote bedrijven tot 2027 en helpt de overstap financieel aantrekkelijk te maken.
