Ook jij kijkt er als werkgever of HR-manager reikhalzend naar uit: het moment waarop jij en je medewerkers langs de grote poort terugkeren naar kantoor. Algemene hoerastemming en een collectief eersteschooldaggevoel, dat is zeker. Maar hoe ziet een succesvolle reboarding eruit in de weken en maanden na de blijde intrede? En hoe pak je dit concreet aan? Wij gingen op onderzoek, doken in onze eigen ervaring en vroegen enkele experts om tips en advies. Welkom in de wondere wereld van reboarding na corona.
Wacht, wat is reboarding?
Wees er maar zeker van: hoe meer de crisis op zijn einde loopt, hoe meer je de term ‘reboarding’ zult horen. Maar wat is het eigenlijk? Reboarding is een term uit de human resources. Het staat voor de begeleiding die je aan medewerkers biedt wanneer ze op het werk in een nieuwe situatie terechtkomen. In dit geval: de intrede post-corona. In essentie gaat reboarding dus over aandacht geven aan wat medewerkers nodig hebben en voelen, en daar als werkgever ook mee aan de slag gaan. Ben jij daar al klaar voor?
De drie bouwstenen van reboarding
“Een geslaagde reboarding bestaat uit drie bouwstenen: autonomie, competentie en verbondenheid”, zegt Elita Schildermans, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura, Vlaanderens meest bekende externe dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. “Deze drie elementen zorgen ervoor dat medewerkers ook in een veranderende omgeving efficiënt aan de slag blijven”. Als werknemers autonoom kunnen werken, presteren ze beter en zijn ze gemotiveerder, stelt Schildermans. “Aan werkgevers om te bepalen hoe ze dat invullen. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: laat werknemers bijvoorbeeld zelf kiezen wanneer ze naar kantoor komen.”
“Competentie en autonomie gaan hand in hand met vertrouwen”, vindt ze. “Wanneer je als werkgever vertrouwen toont in de capaciteiten van medewerkers en dat ze in staat zijn om autonoom hun job goed uit te voeren, gaan mensen veel meer in hun eigen vaardigheden geloven en voelen ze zich sneller deel van het geheel.” Bewust meer inzetten op verbondenheid met werknemers kan dus een groot verschil maken, beklemtoont Schildermans. “In het post-coronatijdperk vraagt verbondenheid gewoon een beetje extra moeite en creativiteit. Van wekelijkse check-in momentjes of een wandelchallenge tot gemeend vragen hoe het met mensen gaat.”
Vijf tips voor een succesvolle reboarding na corona
Hoe zet je als bedrijf of finance department de theorie om in de praktijk? Hieronder vijf concrete tips voor een succesvolle reboarding na corona.
1. Trek de digitale lijn door
Ook post-corona blijf je als onderneming best voluit inzetten op digitale communicatietools. Trends als thuiswerk en digitalisering zijn immers niet meer te stoppen. Maak van de reboarding daarom een opportuniteit om de digitale transformatie van je onderneming of finance department door te zetten en zelfs te versnellen. Weg dus met papieren processen, analoge scrumboards of in steen gebeitelde werkuren. En waarom nog een tijdrovende verplaatsing maken wanneer een meeting ook virtueel kan plaatsvinden?
Digitale aanwervingen
Zelfs aanwervingen kunnen voortaan beter digitaal verlopen, vindt Alexander Seynaeve, oprichter en CEO van Tomorrow, een Gentse start-up die de brug slaat tussen HR en digitale marketing. “Vandaag de dag zien we al duidelijk dat aanwervingen steeds meer online gebeuren”, vertelt hij. “Zeker voor ondernemingen die op zoek zijn naar de juiste cultural fit is dat een goede zaak. Een geschreven motivatiebrief blijft toch iets statisch. Wanneer je de klassieke sollicitatiebrief voortaan vervangt door een sollicitatievideo, leer je kandidaten al meteen op een andere manier kennen.”
Dat brengt ons bij de core business van Finsiders: op zoek gaan naar de geknipte finance expert met de juiste attitude voor een specifiek project. Ook bij ons verloopt de eerste fase van het sollicitatieproces eerst via een tweetal videogesprekken. Pas dan volgt een fysiek gesprek. Een goed idee, vindt Seynhaeve: “Tijdens een online videogesprek komen persoonlijkheid, attitude en enthousiasme al meteen naar voor. Daarnaast is het ook een kans om na te gaan over welke digitale skills kandidaten al beschikken.”
Uitdagingen
Toch is die digitale omschakeling niet altijd een walk in the park. De steeds meer versnipperde werkomgeving en de bijbehorende toename van videocommunicatie, stelt managers of werkgevers ook voor praktische uitdagingen. Door het steeds hogere volume aan data, moeten IT-systemen en wifi-verbindingen vaak aangepast worden om te voldoen aan de nieuwe noden. In die context stellen veel bedrijven zich ook de vraag hoe ze hun cloudomgeving nog meer schaalbaar, performant en veilig kunnen maken.
2. Redesign de werkplek
Eens terug op kantoor, moeten we uiteraard nog altijd rekening houden met de anderhalvemeter-maatregel. Niet iedereen kan zoals vanouds terug naar dezelfde werkplek. Dit vraagt om creatief denken. Of de afstandsregels nog een grote impact zullen hebben op de werksfeer? “Die regels kunnen ook toegepast worden zonder in te boeten op uitstraling van het bedrijf, vindt Marjolein Timmerman, interieuradviseur en art director van onder meer de gloednieuwe kantoren van Pfizer in Puurs. “We moeten vooral weg van die negatieve vibes. Denk aan de hier-mag-u-niet-zitten-of-lopen-bordjes.”
“De kantoorruimte van de toekomst zal de komende jaren helemaal anders worden ingevuld dan vandaag”, meent Timmerman. “Die wordt steeds minder een werkplek, maar wel eerder een flexibele ontmoetingsruimte. Werknemers die geconcentreerd aan een taak willen werken, zullen dat nog altijd op kantoor doen, maar dat toch steeds vaker doen vanuit hun home office. Wie even wil vergaderen, brainstormen of overleggen, springt dan weer binnen op kantoor. Die trend was ook voor corona aan de gang.”
Hub voor communicatie en kennis
Die kantoorruimte post-corona zal dus meer dan ooit gericht zijn op communicatie, ontmoeting en het uitwisselen van kennis. Naast de klassieke vergaderzalen, zullen flexibele overlegruimtes, brainstormruimtes en informele koffieplekken een steeds prominentere plek innemen in een uitdagende en flexibele werkomgeving. Kortom: ook jouw onderneming of finance department zal de komende jaren steeds meer op zoek gaan naar een mix tussen focus en interactiviteit. Die wijzigende context is tegelijk een opportuniteit om rendabeler te gaan werken met minder kantoorruimte.
3. Fris je leiderschapsstijl op
Medewerkers zijn intussen zo gewoon geraakt aan een digitale manier van werken, inclusief de flexibiliteit en de autonomie die daarbij hoort, dat ze die voor geen geld meer willen missen. Wel vereist deze nieuwe manier van werken ook een nieuwe leiderschapsstijl. Als leidinggevende word je steeds meer uitgedaagd om individueel leiding te geven, mensen te ondersteunen en hen verantwoordelijkheid te geven. De controlerende rol van de manager evolueert steeds meer naar die van een coach. Deze vorm van leiderschap wordt vaak situationeel leiderschap genoemd, en kenmerkt zich door empathie, nieuwsgierigheid en het stimuleren van veerkracht bij werknemers.
Onderzoek door de Amerikaanse psycholoog Martin Seligman, de grondlegger van de positieve psychologie, toont aan dat het ontwikkelen van veerkracht samenhangt met positieve emoties, gezonde relaties, betrokkenheid en het gevoel betekenis te hebben. Daarom doe je er als leidinggevende goed aan om aandacht te geven aan de positieve verhalen die zich afspelen in je onderneming. Dat verbindende verhaal van purpose is vandaag misschien wel de grootste kracht van een organisatie. Successen, hoe klein ook, moeten gedeeld worden met de groep. Dat kan je bijvoorbeeld doen door meet-ups te organiseren of een interne blog te lanceren.
Een coherent thuiswerkbeleid
Werknemers verdienen een pluim voor voor de wendbaarheid die ze meer dan een jaar lang zonder morren hebben opgebracht. En ook leidinggevenden schakelden in geen tijd een digitale versnelling hoger. Nu het stof is gaan liggen, wordt dat nu ook best gevolgd door een coherent en up-to-date thuiswerkbeleid. Thuiswerk faciliteren draait immers om meer dan dan een laptop van de zaak en een ergonomische bureaustoel ter beschikking stellen. Dit kader scheppen is opnieuw leiderschap: aandacht tonen voor het verbinden en betrokken houden van medewerkers, met duidelijke afspraken voor meer productiviteit, autonomie én een betere work-life-balance.
4. Zeg samen bye-bye aan corona
Het is duidelijk dat elke medewerker nood heeft aan een uitgebreid moment van sociaal contact. Een gezamenlijk afsluitmoment met élke werknemer is cruciaal om samen een streep te kunnen trekken onder een moeilijke periode. Tegelijk is het een ideaal moment om een fysieke band te creëren tussen je onderneming en nieuwe medewerkers, die bovendien nog face-to-face moeten kennismaken met collega’s. Dat kan je doen door een bijeenkomst te organiseren (uiteraard nog steeds binnen de geldende afstandsregels) om de ellende even feestelijk als symbolisch af te sluiten. Dit reboardingmoment zal de band tussen je organisatie en je medewerkers versterken vanaf dag één.
5. Voer één-op-één-gesprekken
Research van onderzoeksbureau Gallup toont aan dat wanneer managers regelmatig persoonlijke feedback geven aan medewerkers, die laatste veel meer gemotiveerd zijn om het beste van zichzelf te geven en zich meer te engageren in het bedrijf. Deze meetings zijn ook de ideale feedback om zelf een betere manager te worden. Door aan teamleden te vragen hoe je hen beter kan ondersteunen, doe je nuttige informatie op over wat van jou verwacht wordt als manager, en hoe je nog verder kan groeien in die rol.
Eén-op-één-talks zijn dus altijd een goed idee. Ook lang nadat de reboarding na corona voorbij is. Persoonlijke gesprekken versterken de relatie tussen leiders en teams, verhogen de productiviteit en geven je meer inzicht in de noden en ambities van werknemers. Sommigen zullen misschien gemerkt hebben dat ze beter functioneren in hun eigen omgeving. Anderen hebben het net misschien heel moeilijk met afstandswerk. Je leert er als ondernemer of HR-manager uit hoe je mensen efficiënter manier kan inzetten in het bedrijf.
Onze conclusie
Hoe je als bedrijf omgaat met onboarding, zet meteen de toon voor de vernieuwde samenwerking tussen jou en je werknemers. Coachend leiderschap met meer autonomie, meer verbondenheid creëren en een flexibel ingerichte werkplek zijn daarbij van levensbelang. Al begin je best gewoon bij het begin: een collectief moment waarbij ruimte is voor emoties en de banden met elke medewerkers worden aangehaald. Kortom: even genieten van wat we al die tijd hebben moeten missen: een gesprek zonder belemmeringen.
