Wanneer je even rondvraagt, krijg je al snel het idee dat iedereen functionerings- gesprekken haat. Uiteraard hoeft dit helemaal niet zo te zijn. Met het juiste kader en de juiste verwachtingen kunnen we erin slagen om groeigesprekken efficiënt en interessant te maken voor alle partijen. We delen alvast enkele eigen reflecties met jou.*
1. Plaats ontwikkeling centraal
Hoe je het gesprek ook wil organiseren, het is belangrijk dat alle aanwezigen bij het groeigesprek de insteek van het gesprek duidelijk kennen. Geef de medewerker duidelijk aan dat een groeigesprek een kans is voor de medewerker om te groeien in zijn/haar rol.
We maken vaak een onderscheid tussen een functioneringsgesprek en een groeigesprek. Waar de focus van een functioneringsgesprek ligt bij evaluatie, ligt de focus van een groeigesprek op de ontwikkeling van zowel medewerker als organisatie. Deze laatste focust heeft als voordeel dat het ook perspectief en purpose geeft aan de medewerker.
2. Een goede voorbereiding is key
Probeer het gesprek zo goed mogelijk voor te bereiden en moedig de medewerker aan om dit ook te doen. Een groeigesprek is het ideale moment om in een open en constructieve setting ook de moeilijke zaken bespreekbaar te maken. Pols dan ook vooraf bij de medewerker of er topics zijn waar hij/zij wil aankaarten. Het kan ook interessant zijn om een vragenlijst vooraf door te sturen. Zo kan de medewerker ook al even nadenken over deze vragen.
Eenmaal de agenda er staat, kan je ook effectief het gesprek voorbereiden en anticiperen op vragen die komen. Wanneer jij als medewerker in een groeigesprek stapt en het gevoel krijgt dat deze niet werd voorbereid, hoe zou jij je daarbij voelen? Waarschijnlijk zou je je niet gewaardeerd voelen. Een grondige voorbereiding is zowel voor de medewerker als jezelf essentieel. Het zorgt ervoor dat alle zaken besproken worden en dat de medewerker de kans krijgt om zijn/haar verhaal te brengen.
3. Voer een gesprek, geen interview
Vaak zijn gesprekken nog te statisch, wordt er simpelweg een formulier ingevuld en wordt om de echt belangrijke zaken heen gedraaid. Door daadwerkelijk een gelijkwaardige dialoog te voeren, waarbij sprake is van tweerichtingsverkeer, zullen zaken eerder aan het licht komen die het functioneren van de medewerker of leidinggevende kunnen verbeteren.
Luister daarom ook aandachtig naar wat en hoe ze iets zeggen. Hoe wil de medewerker zich verder ontwikkelen? Welke punten wil hij veranderen en hoe? Wat geeft hem/haar energie? Laat je medewerker zelf voorstellen doen rond groeikansen en verbeteracties. De motivatie om het doel te bereiken is dan groter.
Stimuleer hen om hun eigen kijk op de organisatie en samenwerking te geven en beklemtoon dat ontwikkelen een win-wineffect beoogt: we engageren ons samen om het beste uit elkaar te halen. Vergeet immers niet dat een groeigesprek ook de ideale manier is om te binden met je medewerkers.
"Zeker 3 op de 4 mensen die bij ons komen solliciteren geeft aan dat het gebrek aan feedback en open communicatie een belangrijke reden is voor hun zoektocht naar een nieuwe job."
4. Focus op een positieve toekomst samen
Richt je niet op wat allemaal mis gaat, maar vooral hoe het in de toekomst beter kan. Alleen praten over dingen die niet goed gaan, werkt erg demotiverend. Medewerkers voelen zich gezien als managers bepaalde positieve dingen zijn opgevallen. Bespreek vooral hoe de talenten van een medewerker optimaal ingezet (kunnen) worden. Benoem sterke punten en geef er een compliment over. Bespreek ook de minder sterke punten en bied constructieve feedback zodat de medewerker er concreet mee aan de slag kan.
Wanneer je een aantal werkpunten moet meegeven, probeer deze ook grondig te onderbouwen. Sommige medewerkers zijn zich immers niet bewust van werkpunten. Onderbouw je oordeel daarom met concrete vaststellingen of voorbeelden van op de werkvloer. Blijf bij de feiten en veroordeel niet. Je kan ook vooraf polsen bij klanten, collega’s .... over het concrete functioneren van de medewerker.
Moedig hen tenslotte aan om hun sterke punten nog te versterken, want talenten inzetten is motiverender dan je zwakheden aanpakken. Elke medewerker is uniek, dus probeer functieprofielen en takenpakketten zoveel mogelijk los te laten. Zo weet een werknemer hoe zijn of haar talenten ingezet kunnen worden, zal degene meer autonomie ervaren en meer plezier hebben in het werk.
5. Oplossingen vastleggen in concrete afspraken
Een groeigesprek heeft weinig zin als er geen besluiten en nieuwe afspraken worden gemaakt. Maak concrete afspraken over zaken die goed lopen en andere waar aan gewerkt dient te werken. Laat de medewerker het verslag van het gesprek zelf notuleren en ook opsturen naar alle aanwezigen. Zo denken ze na het gesprek nog even na over wat besproken word. Daarnaast heeft het nog een ander voordeel: het heeft je de mogelijkheid om na te gaan of de zaken die je wou meegeven ook daadwerkelijk de notities hebben gehaald van de medewerker. Indien niet heeft de medewerker de boodschap misschien niet volledig meegekregen en moet je hier nog even op terugkomen. Spreek daarnaast ook af wanneer de gemaakte afspraken weer geëvalueerd worden, bijvoorbeeld na 8 weken.
6. Feedback geef je niet 1 maal per jaar
Prestaties opvolgen en coachen doe je niet eenmalig. Probeer een zekere recurrentie te stoppen in de groeigesprekken waarbij je even kan terugkijken op de vorige periode en uiteindelijk samen vooruit kunt kijken naar de toekomst. Wij raden aan om eens per kwartaal een groeigesprek te voeren.
Dit neemt uiteraard niet weg dat het overgrote deel van de feedback en communicatie op dagelijkse basis gebeurt. Goede managers letten op, luisteren voortdurend en geven feedback.
Laat ons verder kennismaken
Als partner in financiële projectconsultancy geven we communicatie en transparantie een centrale plaats in onze relatie met zowel onze Finsiders als onze klanten. Heb je vragen over onze aanpak? Aarzel dan zeker niet om even contact te zoeken. We helpen je graag verder!
