Als je een beetje afstand neemt van je eigen werk of hoort wat je collega's allemaal doen, denk je allicht wel eens “Dit kan toch beter, niet? Efficiënter? Met minder fouten?”. Meestal is het antwoord drie keer “ja”. Zonde als je daar dan niets aan doet, toch?
Zeker in deze tijden waar elke organisatie op zoek gaat naar verbetermogelijkheden, komt het opzetten van degelijke processen, meer naar voor. Maar vooraleer je een proces kan opzetten en verbeteren, moet je er eerst inzicht in krijgen. Hoe pak je dat concreet aan? We helpen je graag op weg.
1. Denk na hoe je proces in elkaar zit
Velen beseffen dat hun taak een onderdeel is van een hele keten van taken (=een proces) met als doel een product te maken waar de klant voor wil betalen. Ze hebben echter vaak geen idee van de impact van hun werk op het werk van de volgende persoon in het productieproces en al helemaal niet op het eindresultaat. Daardoor is het logisch dat de meesten niet de moed hebben om te proberen een proces te verbeteren.
2. Breng in kaart wat je wil bereiken
De eerste stap in procesmanagement is jezelf - je processen én misschien nog meer in vraag stellen. Je werkt als een detective en denkt na waar je naartoe wil. Wat kan beter, welke problemen wil je aanpakken? Zorg ervoor dat je al de processen in beeld kan brengen én koppel ze aan je bedrijfsdoelstellingen.
3. Zorg voor overzichtelijke processen
Eenmaal je alles identificeerde, in vraag stelde en verbanden en invloeden in kaart hebt gebracht, kan je beginnen met visualiseren. Denk goed na hoe je dat doet, op papier, of digitaal? Werk je met stroomschema's, of andere templates? Het belangrijkste is dat jij (en jouw collega's) de onderlinge verbanden goed kunnen zien, zodat je er gemakkelijk naar kan teruggrijpen.
4. Kies niet één methode, maar het beste van meerdere werelden
Er zijn enorm veel systemen die gebruikt worden om processen in beeld te brengen en te optimaliseren: LEAN, SIX SIGMA, DMAIC enzovoort. Echter komt het vaak voor dat je door de bomen het bos niet meer ziet en mis je praktijkvoorbeelden. Kies niet voor één methode, maar haal het beste uit de verschillende theorieën en maak er zelf je eigen best practice van.
Wil je zelf inzicht krijgen in processen en leren hoe je ze kan verbeteren? Dan is onze e-learning Procesmanagement iets voor jou!
