Goed samenwerken is essentieel om de vooropgestelde doelen te realiseren waar meerdere personen bij betrokken zijn. In een finance team heeft iedereen zijn taak of verantwoordelijkheid, maar eveneens afhankelijkheid tegenover elkaar. Als teamleden elkaar goed begrijpen en ondersteunen, neemt de werkdruk fors af en wordt de individuele input effectiever en efficiënter. De leidinggevende heeft hier uiteraard een cruciale rol. We geven alvast 4 tips om je finance team effectiever te laten samenwerken.
1. Ken elkaar
Zorg dat iedereen elkaar goed kent en ook weet wat hun taak/rol is binnen het team. Wanneer het fout gaat in een team is communicatie veelal de boosdoener. Het komt voor dat teamleden elkaar niet goed genoeg kennen en niet waarmee ze bezig zijn. Zo ontstaat een team waar iedereen naast elkaar aan de slag is. Zorg er dan ook voor dat wanneer iemand nieuw het team komt versterken, je voldoende tijd voorziet voor het team om deze persoon echt te leren kennen. Zit ook even samen met het team om de taken en verantwoordelijkheden grondig te verdelen. Check ook dat iedereen perfect begrepen heeft wat beslist werd, om misverstanden te vermijden.
2. Teamoverleg
Even belangrijk als die eerste introductie is uiteraard het onderhouden van de relatie met je teamleden. Organiseer wekelijks een korte meeting die overleg stimuleert en de voeling met elkaar versterkt. De operationele zaken van de voorgaande week evalueer je hier kort en je kijkt vooruit naar de komende week. Hoe homogener het team en hoe dichter het team bij de operationele werkzaamheden staat, hoe beter deze vorm van teamoverleg werkt. Het geeft jou als leidinggevende trouwens ook de kans om enerzijds vrijheid en verantwoordelijkheid te geven aan het team, maar op dit teamoverleg de vinger aan de pols te houden en bij te sturen waar nodig.
3. Een goede overdracht
In een team met toegewezen taken is het belangrijk dat iedereen zijn of haar taak ten volle invult om de groepsdynamiek niet te verstoren. Belangrijk is dan ook om bij afwezigheid van een collega - is dat nu een tijdelijk of permanent vertrek - op te vangen door de taken te herverdelen. Zorg hierbij voor balans zodat de taken logisch verdeeld en gespreid worden over verschillende schouders. In die zin is het ook handig wanneer elke medewerker steeds een overzicht en eventuele procedures bijhoudt van de eigen taken. Zo kan een overdracht snel verlopen, wordt de opvolging van de taken gegarandeerd en wordt de groepsdynamiek zo niet verstoort. Het uitgangspunt moet steeds zijn dat de taken niet waren overgedragen zolang de opvolger dit niet definitief bevestigd had.
4. Train communicatieve skills
Niet alle medewerkers in het team zullen waarschijnlijk even vlot zijn in communicatie en contact zoeken met collega's. Als leidinggevende is het belangrijk om hen echter voldoende te coachen hierin. Geef dan ook voldoende individuele feedback na afloop van een teamoverleg of help hen met een - interne of externe - opleiding hun communicatieve vaardigheden aan te scherpen. Een alternatieve oplossing kan ook zijn om enkele interne coaches op te leiden in communicatie en team coaching. Zij kunnen dan het interne aanspreekpunt zijn binnen de organisatie voor vragen of eventuele problemen rond overleg en communicatie.
Nood aan financiële ondersteuning?
Op zoek naar een betrouwbare en flexibele partner voor de operationele ondersteuning in jullie financieel departement? We bekijken graag waar onze finance experten jullie kunnen helpen.
