Wie maandresultaten binnen de drie werkdagen, kwartaalresultaten binnen de vijf werkdagen, jaarresultaten binnen de 10 werkdagen en een budgetcyclus binnen de 20 dagen kan afronden, mag zich een ‘fast closer’ noemen… Maar wat is Fast Closing nu precies? En welke stappen in de goede richting kan jij zetten?
Fast Closing is het begrip waarbij je zo snel mogelijk het consolidatie- en rapporteringsproces uitvoert om meteen na afsluiting van een periode te beschikken over relevante stuurinformatie. Vaak is het mensenwerk waarbij je afhankelijk bent van de toewijding van de mensen die elk hun rol spelen in het proces, maar anno 2022 is het sterk aangewezen om een aantal processen te standaardiseren, automatiseren en robotiseren, in functie van de medewerker.
Waarom?
Een financial closing proces zorgt vaak voor veel stress, elke keer opnieuw. Dat wil je zo veel mogelijk vermijden. Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, verschilt dit natuurlijk maar toch geldt een onuitgesproken regel. Hoe eerder je rapporteert, hoe sneller je inzicht hebt in jouw performance en hoe beter je kunt (bij)sturen. En belangrijk! Je wil dit niet alleen snel maar ook goed doen, zodat je er later niet op hoeft terug te komen. Investeerders kijken namelijk mee… Enkele tips:
1. Start vanuit de huidige situatie en rapportering
Plaats de afsluiting op bedrijfsniveau, eerder dan op het niveau van het finance-departement. Het is namelijk belangrijk te weten welke stuurinformatie voor jouw bedrijf belangrijk is. Zowel voor het management als alle andere stakeholders. Voor het ene bedrijf zijn de verkoopcijfers namelijk belangrijker dan de intercompany cijfers, P&L of balans.
2. Bekijk waar de knelpunten in de huidige (closing) processen en rapporteringen zitten
Focus hiervoor op de verschillende boekhoudsystemen en de manier waarop de data wordt aangeleverd en ingevoerd, en bespreek dit met de betrokken partijen. Bekijk ook wanneer er nood is aan extra capaciteit om het closingproces niet in het gedrang te brengen. Zeker tijdens piekmomenten.
3. Standaardiseer, automatiseer en robotiseer
Kijk naar standaard rapporteringstools. Door ervaringsdeskundigen te betrekken kan je gebruik maken van best practices. Een kans die je beter niet onbenut laat. Ga daarnaast voor minder handmatige systemen of bewerkingen. Ga in de eerste plaats na welke processen kunnen worden geautomatiseerd in de huidige structuur maar kijk ook naar wat robotisering kan betekenen. Als je iedere periode op dezelfde journaalposten botst, kan je deze beter automatiseren. Zo blijft er meer tijd over voor verdere verbeteringen.
4. Mensenwerk blijft nodig, maar hertrain de medewerker
Activiteiten die voorspelbaar zijn en repetitief van aard komen in aanmerking voor automatisatie. Daarnaast kan je ook automatiseren via predictive analytics: wanneer bij een bepaalde x in de laatste vijf jaar eenzelfde voorziening is getroffen, kan je dit perfect programmeren. Maar weet dat door robotisering heus geen robot op de stoel van de medewerker terechtkomt. Integendeel. Journaalposten die niet in een bepaald vak zullen wel degelijk blijven vloeien naar medewerkers. Net als een resterend aantal activiteiten waarbij een direct besluit moet genomen worden. Daarom is het essentieel om medewerkers te hertrainen, want er zullen process owners moeten worden gevonden, en ook duidelijk te maken voor welke activiteiten dan wel tijd vrijkomt. Met slimmere processen, betere automatisering en opgeleide medewerkers zullen de closings veel vlotter gaan en blijft er tijd over voor het analyseren van de cijfers. De essentie van de finance functie als ultieme business partner.
5. Value drivers scherp zetten
Terwijl een jonge organisatie als een tabula rasa kan beginnen, ligt dit voor een organisatie die al langer bestaat, niet zo eenvoudig. De techneut zegt: automatiseren, terwijl de bedrijfseconoom stelt: kan dat wel? Vaak is het een kwestie van gewoon doen. Ambitie en visie zijn van groot belang en top-down wil je dat de organisatie dit draagt. Niet alleen voor kostenbesparing maar voor de kwaliteit van jouw processen. Het moet een filosofie zijn waarin je efficiënt wil werken en zoveel mogelijk wil automatiseren. De value drivers moet je scherp zetten.
Wil je graag zelf aan de slag met Fast Closing? Vanuit de Finsiders Academy is er een online cursus waarmee je zelfstandig en op eigen tempo aan de slag kan.
