Fast Close - Sneller en efficiënter rapporteren

Finance teams hebben maar 1 doel te verwezenlijken: juist, tijdig en volledig rapporteren. Ze willen dat ook altijd zo snel mogelijk beschikbaar hebben, in de vaktaal noemen we dat Fast Close. We zetten je alvast even snel op weg!

Wat is Fast Close?

Rapportering kan soms veel tijd in beslag nemen, waardoor je de reële toestand van de organisatie niet onmiddellijk kan opvolgen. Met Fast Close, ga je sneller aan de slag. Via deze techniek rapporteer je je maandresultaten in minder dan 5 dagen. Je hoort bij de betere van de klas als je in staat bent om je maandresultaten binnen de 3 werkdagen, je kwartaalresultaten binnen de 5 werkdagen en je jaarresultaten binnen de 10 dagen af te ronden.

Waarom Fast Close, moet het zo snel?

Het grootste voordeel is uiteraard dat iedereen binnen en buiten je organisatie sneller over betere informatie beschikt en dus geïnformeerd naar de toekomst kan kijken. En wanneer je vanuit het finance team business managers helpt om beslissingen te nemen, word je vanzelf veel meer een gesprekspartner van die business in plaats van een leverancier van informatie. 

Hoe ga je aan de slag?

1. Leer van best practices

Hoe ga je concreet aan de slag? Je bent zeker niet de enige die ermee bezig is of eraan wil beginnen, velen zijn er al mee bezig. En nog beter: veel wat wat anderen bedacht hebben, is herbruikbaar, zelfs in een totaal andere sector. Je hoeft het warm water niet opnieuw uit te vinden, betrek ervaringsdeskundigen en leer van hun best practices.

2. Bekijk je processen

Voor je aan de slag gaat, moet je proces volledig duidelijk en transparant zijn. Ga stap voor stap aan de slag en kies steeds een onderdeel van je proces dat je ontwerp en implementeert in plaats van alles in 1 keer door te voeren.

3. Gebruik een gestructureerd rapport

Zorg voor een degelijke rapportage. In een ideaal scenario kan je via je ERP-pakket je data onmiddellijk visualiseren. Is dat niet mogelijk, dan moet je gebruik maken van tussentabellen, mapping tables als het ware, als vertaalslag van data uit het ene systeem naar het andere systeem. Hoe dan ook, je data moet klaar staan en onmiddellijk visueel beschikbaar.

4. Stel een rapportagekalender op

De kalender lijkt een open deur, maar het is goed om deze vooraf zorgvuldig te plannen, goed te communiceren en op te volgen. Je kan daarvoor de volgende trucs hanteren.

• Sluit de boekhouding af op de 28ste. Als je op de 2de dag moet rapporteren, dan heb je al enkele dagen gewonnen.
• Gebruik een reeks van 4 weken, 4 weken en 5 weken. Zo heb je altijd op dinsdag je cijfers klaar. De maandag een feestdag? Geen probleem dus.
• Zet de rapportagekalender als homepagina op je werksite (intranet). Niemand kan het missen.
• Gebruik software om de taken prominent te tonen. Dan is er nooit een misverstand wie het werk moet doen en wanneer het af moet zijn.

5. Waak over je datakwaliteit

Dit is op zich een doel. Datakwaliteit verbeteren is een continu proces. Je kan Fast Close beginnen met de datakwaliteit zoals die nu is. Het gaat immers om een procesverbetering. Vermeng echter de doelstelling van datakwaliteitsverbetering niet met die van Fast Close, want daarmee breng je de aanvangsdatum van je Fast Close project in gevaar. Wat je wel kan doen, is een datakwaliteitsverbeteringsproject direct als een project opstarten na de go live van Fast Close.

Hoe breng ik de neuzen in de juiste richting?

Ieder verandertraject stuit op weerstand, ook fast closing. Dat betekent dat je moet alert zijn op de signaleren die je krijgt als je met collega’s praat over Fast Close. Er gaat zeker iets veranderen. Niet onbelangrijk is om te weten dat de voornaamste verandering een mindset-wijziging is.

Het is de kunst om te starten met luisteren, de uitvluchten aan te horen en dan vervolgens succesvol en professioneel te weerleggen, al dan niet door direct te beginnen met verleiden. Besteed daarom voldoende tijd om betrokkenheid te creëren door te vertellen waarom Fast Close zo belangrijk is voor je organisatie. Leg uit hoe het werkt, wat ervoor moet gebeuren en wat het oplevert.