Het goed kunnen benutten van jouw werkkapitaal is een must om ruimte te maken voor groei. Te veel geld in jouw voorraden of het moeten wachten op geld, zijn risico’s die een gedegen groei potentieel tegenhouden. Goed werkkapitaalbeheer is niet alleen essentieel om de groei van het bedrijf te blijven verzekeren, maar ook om, wanneer het economisch minder goed gaat, het hoofd boven water te kunnen houden.
Werkkapitaal is het kapitaal dat de onderneming nodig heeft om haar operaties te bekostigen. Het is te berekenen vanuit de balans en kort samengevat is dit het verschil tussen de kortlopende bezittingen en kortlopende schulden. Het beheer van het werkkapitaal is voor vele organisaties echter nog altijd een regelrechte uitdaging want veel werkkapitaal betekent daarom niet dat het bedrijf financieel gezond is. Maar hoe vind ik nu de juiste balans?
Debiteuren: strak aan de lijn
Debiteuren wil je liefst zo snel mogelijk betalen. Hanteer daarom een strak betalingsschema met duidelijk betalingstermijnen. Voorkom op die manier dat je zelf geen betalingen kan doen omdat je aan het wachten bent op te ontvangen betalingen. Stuur wekelijks op eenzelfde tijdstip jouw facturen. Het factureren meteen na het leveren van de dienst of het product is vaak inefficiënt, tenzij je beschikt over een geautomatiseerd proces nadat de dienst is afgerond. We raden aan een automatisch facturatie/aanmaningssysteem te gebruiken of verder na te denken over (reverse) factoring waarbij je de debiteurenportefeuille verkoopt.
Crediteuren: transparantie troef
Onderhandel bij het aangaan van de betalingsvoorwaarden werkbare betalingstermijnen met jouw leveranciers. Indien de betalingstermijn op 14 dagen staat, betaal dan ook op de 14de dag en niet de 10de. Stel in het bankpakket de uiterste betaaldatum in, tenzij je kortingen kan bekomen bij de leverancier door de facturen sneller te betalen. Denk ook hier aan een geautomatiseerd proces zodat je als ondernemer zeker geen boetes krijgt of reputatieschade lijdt door te late betalingen omdat facturen nog niet zijn verwerkt. Te laat betalen kan leiden tot het verlagen van jouw kredietwaardigheid door kredietratingbureaus.
Organisatiebrede verantwoordelijkheid
Hanteer vaste procedures bij het order-, facturatie- en betalingsproces. De administratieve organisatie moet op orde zijn vooraleer je kan sturen op KPI’s gelinkt aan debiteuren- en crediteurentermijn. Stel ook heldere targets aan de verantwoordelijken binnen deze processen. Op die manier wordt vaak al het succes behaald. Daarnaast kan een periodieke evaluatie leiden tot bijsturing als nodig of verbetering- en efficiëntieslagen. Weet dat goed werkkapitaalbeheer niet alleen bij de financiële afdeling ligt maar door de hele organisatie moet worden gerealiseerd. Met andere woorden: er is een mindset nodig om succesvol te zijn hierin.
Voorraadbeheer on point
Met een uitgekiend voorraadbeheer voorkom je niet alleen veel kosten maar draag je ook bij aan meer omzet, grotere marges en tevreden klanten. Een goed beheerde voorraad draagt bij aan het succes van het bedrijf. Volg je voorraad daarom nauw op en categoriseer data voor zoveel mogelijk overzicht. Breng je leveranciers goed in kaart om de voorraad te garanderen. Trends en ontwikkelingen opvolgen is een must om de markt beter te begrijpen maar ook de voorraad op of af te bouwen, bijvoorbeeld door de seizoenaliteit van jouw diensten of producten. Tot slot kunnen rapporten allerhande meer inzicht geven in jouw stockage.
Cashflowbeheer: inzichten, inzichten, inzichten
Hoe meer het bedrijf groeit, hoe belangrijk het is om de cashflow in de gaten te houden. Wanneer jouw debiteurenbeheer niet is geautomatiseerd, is het aangeraden om dagelijks jouw zakelijke rekening te monitoren. Je wil inzicht hebben in de belangrijkste uitgaven en kosten van jouw bedrijf. Finance is de grootste bron van informatie. Zie waar je jouw aandacht op moet vestigen als organisatie via maandelijkse rapportering van de belangrijkste cijfers. Als de boekhouding te veel tijd en energie kost kan je uiteraard overwegen om deze uit te besteden aan een accountant of financieel adviseur.
Weet dat de jacht op cash een terugkomend fenomeen in hardere economische tijden. Finance zit in de lead om de balans heel goed in de gaten te houden en te zorgen dat er middelen beschikbaar zijn om de operationele activiteiten van de organisatie te vrijwaren.
Wil je graag zelf efficiënt aan de slag met werkkapitaal? Ga op je eigen tempo aan de slag met een e-learning via onze Finsiders Academy.
