Proces-automatisering is in zowat elke corporate business een focuspunt geworden. En door de verregaande digitalisering komt het ook steeds meer op de agenda van kmo’s. De voordelen van automatisering; verhoogde efficiëntie, dalende foutenmarge, meer toegevoegde waarde, grotere werknemerstevredenheid, hogere kwaliteit, …; zijn ons ondertussen bekend maar welke valkuilen dien je absoluut te vermijden?
Data
Een optimale proces-automatisering is in grote mate afhankelijk van jouw data management. Data garbage in, data garbage out geldt eens te meer. Het succes van het implementeren van automatiseringen staat of valt met het op orde hebben van de datastromen en -standaardisering. Denk dus goed na over de datafundamenten waarop jouw automatisaties verder bouwen.
Mindset
Proces-automatisering heeft niet alleen een invloed op de finance functie maar op alle interne stakeholders. Dat wil zeggen dat een automatisering pas kan slagen als elke schakel in de keten zich ook richt op de standaard die de automatisering vereist. Dit vraagt om een mindset-change en dus change management. Een manuele transactionele activiteit vervangen door een proces-automatisering of zelfs RPA (Robotic Process Automation) vraagt zo van het sales administration team de nodige consistentie bij het bijvoorbeeld aanmaken van klanten/relaties in een centrale database of ERP-systeem.
Partnerships
De finance functie staat er niet alleen voor in dit verhaal. Zoals gesteld wordt automatisering uitgedragen in de gehele organisatie. De logische schakel met IT is noodzakelijk om het proces tot een goed einde te brengen en de gewenste resultaten te bekomen. Maar ook partnerships in de business zijn aangeraden. Het is immers nodig om low hanging fruits te ontdekken en de haalbaarheid van de automatiseringen in te schatten.
Ownership
Definieer de beheerder(s) van het automatisatieproces. Toegewijde medewerkers die alle processtappen opvolgen en de checks doen wanneer het fout dreigt te lopen, zijn een must. Zij vormen de link met de software-beheerder en het IT-team wanneer snel moet worden geschakeld.
Begin klein en schaal op
Proces-automatisering start bij het ontdekken van de snelle winners. Probeer deze volledig te benutten alvorens te kijken naar processen met een hoge mate van complexiteit. Vergeet niet dat alle parameters goed moeten gedefinieerd zijn om een doorsnee automatisering of RPA te doen slagen. Een robot doet, AI-toepassingen buiten beschouwing gelaten, immers alleen wat je van hem vraagt.
Langetermijnvisie
Waar valt tijdswinst te boeken, hoe komen tot een efficiëntere closing, hoe beter handelsschulden opvolgen, …? Procesautomatisering heeft baat bij continu verbeteringsslagen. Vergeet deze daarom niet mee te nemen bij strategische besprekingen. RPA-toepassingen zijn ook eindig. Stel de vraag of je nood hebt aan de automatisering en of er in de toekomst ook nood aan is. Kosten/baten-analyse is dus, evident, noodzakelijk.
Nieuwe vaardigheden
Proces-automatisering vereist nieuwe skills van het finance team. Enerzijds is er de proces-owner, die op een holistische manier tegen het proces dient aan te kijken. Anderzijds zal, idealiter, de vrijgekomen tijd van het finance team door het wegnemen van repetitieve zaken niet alleen besteed worden aan meer kwalitatievere taken, maar ook aan nieuwe zaken die steunen op andere technologieën en dus bijgevolg een nieuwe skillset vragen. Kennis van het pure boekhoudsysteem zal niet meer voldoende blijken wanneer een hoge mate van automatisering wordt bereikt en er wordt gelonkt naar slimmere toepassingen. De toegevoegde waarde van de finance functie zal hierdoor verhogen maar vraagt natuurlijk een doorgedreven kennis van de nieuwe vaardigheden die ze hiervoor zullen aanwenden.
Proces-automatisering is een must voor elk bedrijf dat de toegevoegde waarde van zijn finance functie wil verhogen. Het kan echter niet achteloos worden omarmd. Leg daarom per automatiseringsproject doelen vast, die tegelijk voldoende flexibel zijn om aan te passen aan de noden van de business. Houd daarnaast rekening met de implementatieperiode. De ene medewerker is de andere niet. Duid daarom altijd het belang van een proces-automatisering en zie het zeker niet als een FTE-efficiëntieslag. Medewerkers moeten inzien dat hun nieuwe taken de waarde van de finance functie verhogen.
Op zoek naar een betrouwbare partner?
Op zoek naar een betrouwbare en flexibele partner voor de uitdagingen in jullie financieel departement? We bekijken graag waar we jullie kunnen ondersteunen.
