General Ledger-professionals bevinden zich vaak in het hart van de financiële operaties van een organisatie. Ze combineren technische boekhoudkundige kennis met communicatieve vaardigheden en procesinzicht. In die rol krijgen ze regelmatig terugkerende vragen van collega’s, managers en externe partijen. Deze vragen gaan verder dan cijfers alleen. Ze raken aan samenwerking, betrouwbaarheid en het vermogen om complexe informatie helder te communiceren.
In deze blog belichten we vier veelgestelde vragen waarmee GL-professionals geconfronteerd worden. We geven daarbij telkens praktische handvatten en inzichten mee om doordacht te reageren en je rol binnen het bedrijf verder te versterken.
1. Zijn alle fiscale aangiften correct en tijdig ingediend?
Fiscale verplichtingen vormen een belangrijk luik binnen de verantwoordelijkheden van een GL-professional. Denk aan btw-aangiften, vennootschapsbelasting, fiches, rapporteringsverplichtingen per entiteit, lokale verplichtingen in internationale contexten, enzovoort. Zeker in grotere organisaties met meerdere entiteiten of projecten is het een uitdaging om alles tijdig en accuraat in te dienen.
Wat hierbij cruciaal is, is het overzicht behouden. Een centrale kalender met deadlines, gekoppeld aan duidelijke afspraken per entiteit of dossier, maakt een wereld van verschil. Het loont ook om niet enkel reactief te werken, maar zelf initiatief te nemen in het in kaart brengen van alle verplichtingen. Vraag proactief aan projectverantwoordelijken of controllers of er specifieke rapporterings- of indienverplichtingen gelden in bepaalde regio’s of sectoren.
Transparantie en voorbereiding zijn hier essentieel. Door tijdig vragen te stellen en een procesmatige aanpak te hanteren, toon je je betrouwbaarheid en vermijd je verrassingen op het laatste moment.
2. Hoe ver staan we met de maand- of kwartaalafsluiting?
Deze vraag is allicht een van de meest voorspelbare, maar daarom niet minder belangrijk. De maand- of kwartaalafsluiting is hét moment waarop de financiële gezondheid van de organisatie tastbaar wordt. Voor CFO’s, controllers en andere stakeholders zijn deze cijfers van strategisch belang. Tegelijk is het voor GL-professionals vaak een periode van verhoogde druk, waarin veel moet gebeuren in korte tijd.
In die context zijn twee dingen essentieel: tijdsbeheer en verwachtingsbeheer. Plan je taken realistisch en wees eerlijk over wat haalbaar is binnen de afgesproken deadlines. Als je merkt dat bepaalde posten of gegevens vertraging oplopen, communiceer dat dan proactief. Leg duidelijk uit wat de oorzaak is, wat de impact kan zijn op het geheel, en wat je nodig hebt om toch tot een kwalitatieve afsluiting te komen.
Het is bovendien zinvol om vooraf knelpunten in het proces te identificeren. Zijn er bijvoorbeeld leveranciers die structureel te laat aanleveren? Is er een bottleneck in de goedkeuring van bepaalde documenten? Door die problemen aan te kaarten, lever je niet enkel een afsluiting af, maar verbeter je het proces voor de toekomst.
3. Kunnen we dit proces efficiënter maken?
GL-professionals zitten in een unieke positie om processen in kaart te brengen, te analyseren en te verbeteren. Ze hebben zicht op de volledige financiële keten én op de impact van andere departementen daarop, zoals HR, sales, aankoop of IT. Daarom krijgen ze vaak – expliciet of impliciet – de vraag om mee te denken over procesoptimalisatie.
Belangrijk is om niet te wachten tot die vraag komt. Actief observeren, meedenken en voorstellen formuleren toont betrokkenheid en eigenaarschap. Verbeteringen hoeven trouwens niet grootschalig te zijn. Een kleine aanpassing in de facturatiestroom, een aangepaste werkinstructie, of een geautomatiseerde controle kan al veel tijd en fouten besparen.
Denk hierbij aan het principe van continue verbetering: kleine, haalbare aanpassingen die na verloop van tijd een groot verschil maken. En vergeet de menselijke factor niet: als je met andere afdelingen samenwerkt, pas dan je communicatie aan aan hun leefwereld. Niet iedereen spreekt dezelfde taal als finance, dus wees helder, contextueel en ondersteunend in je aanpak.
4. Kan je deze cijfers even toelichten?
Wanneer rapporten worden opgeleverd – maandrapportages, forecasts of kwartaalresultaten – stopt het werk niet bij het afleveren van een spreadsheet of een rapport. Vaak komt de vraag om die cijfers te duiden: wat betekenen ze? Waar zitten de afwijkingen? Wat is er veranderd ten opzichte van vorige periodes?
Goede rapportering is dus ook goede communicatie. GL-professionals die in staat zijn om cijfers te vertalen naar inzichten maken een groot verschil in hoe finance binnen de organisatie wordt gewaardeerd. Zorg ervoor dat je uitleg concreet en begrijpelijk is, en ga steeds na of de boodschap goed is overgekomen.
Daarnaast is het belangrijk om oplossingsgericht te denken. Merk je een afwijking of een fout? Bied meteen een voorstel aan om dit te corrigeren of op te volgen. Leg ook alternatieven voor als er meerdere pistes mogelijk zijn. En durf vragen te stellen: waarom wil iemand precies deze cijfers weten? Wat is de onderliggende businessvraag? Zo verhoog je de relevantie van je werk en positioneer je je als een waardevolle gesprekspartner, niet enkel als uitvoerder.
