Bij TH Group (Turbo's Hoet) viel de finance verantwoordelijke van een cruciale business unit langdurig uit. Toen Finsiders consultant Toon Vanwelckenhuyse aankwam, was er al twee maanden achterstand. En niet zomaar ergens: in de leasingentiteit, de grootste omzetgenerator van de groep, met een eigen operationele en financiële structuur die niemand anders in de vingers had.
De uitdaging: veel op het spel, weinig documentatie
TH Group maakt deel uit van de beursgenoteerde groep Ackermans & van Haaren, en dat brengt strenge financiële en rapporteringsverplichtingen mee. Door de achterstand dreigde een laattijdige omzetherkenning voor de halfjaarcijfers, kwamen de wettelijke rapporteringsverplichtingen in het gedrang en kon de maandelijkse rapportering aan de CEO niet correct worden opgeleverd.
De financiële opvolging van de leasingactiviteit draaide bovendien op een immens Excel-model met tientallen tabbladen en duizenden datalijnen, zonder documentatie. De interne kennis was gefragmenteerd: niemand kon Toon inwerken. Het operationele en financiële risico moest dus meteen geneutraliseerd worden, terwijl het model eerst nog doorgrond moest worden.
De aanpak: drie fasen na elkaar
Toon bouwde zijn aanpak op drie opeenvolgende fasen: risicobeheersing, procesoptimalisatie en verankering van continuïteit.
Eerst de achterstand. In nauwe samenwerking met de Finance Manager en de AP/AR-collega's liet hij de losse operationele radertjes weer in elkaar passen. De grootste horde was de Excel-architectuur: via een grondige reverse engineering ontrafelde hij de logica achter het bestand en herstelde hij de koppeling met de maandelijkse rapportering.
Zodra de acute druk weg was en de werking geborgd, verschoof de focus naar structurele winst. Om een nieuw single point of failure te vermijden, leidde hij samen met de Finance Manager een back-up binnen het team op. Het foutgevoelige Excel-model herstructureerde en automatiseerde hij met Power Query en macro's, wat een aanzienlijke tijdswinst en een lagere foutenmarge opleverde. Bij de terugkeer van de vaste finance verantwoordelijke integreerde hij diens expertise om het proces verder te verfijnen.
Van één business unit naar de hele groep
De methodiek, inwerken, de end-to-end workflow analyseren, inefficiënties elimineren en standaardiseren, bleek zo succesvol dat de Finance Manager vroeg om ze uit te rollen over de andere business units. Waar dat voorheen afzonderlijke eilandjes waren met elk hun eigen dynamiek, staat er vandaag één uniforme financiestructuur over de hele groep, met dezelfde gestroomlijnde dagelijkse processen. Door de maandelijkse closingtaken rond brutomarge en Work in Progress volledig te automatiseren, werd realtime rapportering mogelijk.
Binnen het team van vijftien collega's was Toon daardoor de enige met end-to-end inzicht in alle entiteiten. Precies daarom is kennisoverdracht zijn prioriteit vóór de afronding: geen nieuwe afhankelijkheid van één persoon. Die proceskennis vormt intussen de opstap naar zijn huidige rol bij dezelfde klant: het leiden van de migratie naar een nieuw SAP-pakket.
Meer dan een gat opvullen
Deze case toont wat een Finsider doet wanneer de continuïteit onder druk staat: niet enkel de achterstand wegwerken, maar het proces beter achterlaten dan je het vond. Van risicobeheersing tot een groepsbrede structuur en een SAP-migratie.
Wat deze case ook toont, is hoe een Finsider zich beweegt tussen finance en technologie. Toon had de finance kennis om de achterstand inhoudelijk te doorgronden, en de technische bagage om een onbeheersbaar Excel-model om te bouwen tot een geautomatiseerde, gedocumenteerde flow. Die combinatie is precies wat organisaties nodig hebben wanneer ze van losse spreadsheets naar gestructureerde processen en, uiteindelijk, naar een nieuw ERP willen evolueren. Niet de tool bepaalt het succes, maar de manier waarop het proces erachter wordt begrepen en vastgelegd. Daarom zetten we bij Finsiders in op consultants die beide talen spreken: die van de cijfers en die van de systemen die ze dragen.
Staat de continuïteit van jouw finance team onder druk, of draait een cruciaal proces op één persoon en één Excel? Spar met Finsiders over hoe we dat samen structureel oplossen.
