De uitdaging
De mailbox finance@ ontving 300 tot 400 mails per dag: orderbevestigingen, aanvragen voor nieuwe kredietlimieten, kortingsvragen van sales, betwistingen van facturen, verzoeken om betalingsuitstel. Alles kwam op één hoop terecht en werd manueel gelezen, doorgestuurd en opgevolgd.
De goedkeuringsregels zaten in hoofden en losse Excel-lijsten. Wie wat mocht goedkeuren tot welk bedrag, stond nergens vast. Een kredietaanvraag deed er gemiddeld drie werkdagen over. Sales verloor orders omdat de klant niet kon wachten, finance verloor tijd aan sorteren.
Eerst het proces, dan de AI
Voor AI in beeld kwam, werden drie voorwaarden getoetst: is het proces beschreven, is het stabiel en is de data betrouwbaar? Het proces bleek niet beschreven en de klantdata in het ERP was onvolledig.
Daarom startte het traject met twee weken procesherontwerp:
- een goedkeuringsmatrix per aanvraagtype en bedrag, van credit controller tot CFO
- verplichte velden in de klantfiche, zodat kredietwaardigheid altijd beoordeelbaar is
- één plek waar de status van elk dossier zichtbaar is voor finance én sales
Hoe de flow werkt
-
Classificeren: elke inkomende mail wordt automatisch ingedeeld in één van vijf types, met een betrouwbaarheidsscore. Twijfelt het model, dan gaat de mail naar een collega.
-
Verrijken: de AI koppelt de mail aan de juiste klant in het ERP en haalt openstaand saldo, betaalgedrag en huidige kredietlimiet op.
-
Routeren: op basis van de goedkeuringsmatrix landt het dossier bij de juiste persoon, met een korte samenvatting en een voorstel tot beslissing.
-
Goedkeuren: de goedkeurder keurt goed, wijst af of stuurt bij met één klik. Elke beslissing wordt gelogd. Het antwoord naar klant of sales staat klaar en vertrekt na validatie.
-
Leren: maandelijks wordt bekeken waar de beslissing afweek van het voorstel en worden de regels aangescherpt.
Geen enkele beslissing wordt uitgevoerd zonder menselijke validatie (human in the loop). De goedkeuringsmatrix blijft eigendom van finance. Dat houdt de flow verdedigbaar naar de auditor en in lijn met de EU AI Act.
Onze impact
Het resultaat na drie maanden is duidelijk:
- Kredietaanvragen goedgekeurd binnen vier uur, voorheen drie werkdagen
- 60% van de mails volledig automatisch getriageerd, 25% afgehandeld met één klik, 15% manueel
- Betwistingen sneller opgepikt, DSO daalde met vijf dagen
- Sales ziet in realtime waar elk dossier zit
- Credit controllers besteden hun tijd aan risicoklanten in plaats van aan sorteren
De AI maakte het verschil pas nadat het proces op orde was. Zonder goedkeuringsmatrix en propere klantdata had dezelfde technologie alleen de chaos versneld.
Benieuwd of jouw order-to-cash proces klaar is voor AI?
Laat je gegevens achter en één van onze experts bekijkt samen met jou wat de meest zinvolle eerste stap is.
