Toen Smartphoto Group de overstap maakte van SAP ECC naar SAP S/4HANA Public Cloud, bevond het interne finance-team zich in een herkenbare transformatiefase. De fundamenten waren gelegd, de implementatie liep, en de go-live kwam snel dichterbij. Net in die laatste weken wordt de druk vaak het hoogst: processen moeten kloppen, data moet juist zitten en mensen moeten mee zijn in een nieuwe manier van werken. Tegelijk is precies dan de beschikbare tijd en capaciteit het meest beperkt.
Dat spanningsveld is typisch voor veel ERP- en finance-transformaties. Technologie verandert sneller dan teams zich kunnen aanpassen, terwijl de dagelijkse operatie gewoon moet blijven draaien. Zeker binnen finance, waar fouten meteen voelbaar zijn, vraagt zo’n overgang niet alleen technische kennis, maar ook rust, structuur en vertrouwen.
Om die cruciale fase goed te begeleiden, werd Finsiders-consultant Sarah Vanhevel ingeschakeld als key-user Finance. Niet om “erbij te springen”, maar om tijdelijk een inhoudelijke brug te vormen tussen het interne team van Smartphoto en implementatiepartner Flexso. Dankzij haar eerdere samenwerking met Flexso kon ze meteen op snelheid komen, zonder uitgebreide overdrachtsfases of inwerktijd. In een context waarin elke dag telt, bleek dat een doorslaggevend voordeel.
Van chaos naar houvast
In de laatste weken voor een go-live verschuift de uitdaging vaak van ontwerp naar uitvoering. Vragen worden concreter, issues urgenter en onzekerheid sluipt sneller binnen. Sarah bracht net daar structuur. Ze nam testing en issue-fixing op zich, hielp prioriteiten scherp stellen en zorgde ervoor dat problemen niet alleen opgelost, maar ook begrepen werden.
Een belangrijk aandachtspunt was kennisopbouw. In plaats van tijdelijke oplossingen te installeren, begeleidde ze de finance-collega’s stap voor stap in de nieuwe SAP S/4HANA-omgeving. Processen werden niet alleen uitgelegd, maar ook gedocumenteerd, zodat het team achteraf zelfstandig verder kon. Die aanpak is essentieel binnen finance transformation: duurzame verandering vraagt dat kennis verankerd raakt in het team, niet in één persoon of externe partij.
Ook masterdata kreeg extra aandacht. In veel organisaties blijft dit een onderschat onderdeel van transformatie, terwijl fouten hier later voor structurele inefficiënties zorgen. Door hier bewust tijd in te investeren, werden work-arounds vermeden en legde Smartphoto een stabiele basis voor een vlot werkende finance-omgeving.
De grootste uitdaging was de beperkte tijd en het feit dat iedereen jarenlang met de oude versie werkte. Maar door het rustig en gestructureerd aan te pakken, konden collega’s snel mee in het verhaal.
Sarah Vanhevel
Lead Finance Consultant
Meer dan een geslaagde go-live
Na de go-live werkt het finance-team van Smartphoto Group vandaag zelfstandig en met vertrouwen in SAP S/4HANA. Dat resultaat gaat verder dan een technisch succesvolle implementatie. Het betekent minder afhankelijkheid, meer inzicht in processen en een team dat klaar is voor verdere optimalisatie en groei.
Dit project illustreert een bredere realiteit binnen finance transformation. Succes zit zelden alleen in de keuze van het systeem, maar in de kwaliteit van de overgang. Tijdelijke, ervaren ondersteuning kan net in die finale fase het verschil maken tussen stress en controle, tussen overleven en versterken.
Voor Sarah betekende het project een verdere verdieping in de functionele werking van SAP S/4HANA, kennis die ze meeneemt naar volgende trajecten. Voor Smartphoto Group liet het zien dat gerichte expertise, op het juiste moment ingezet, blijvende impact kan hebben - niet door alles over te nemen, maar door teams sterker achter te laten dan ze begonnen.
Finsiders ondersteunt finance-teams in hun digitale transformatie — van tijdelijke versterking tot structurele optimalisatie. Ontdek hoe onze consultants jouw organisatie kunnen versterken.
