E-invoicing is het elektronisch versturen én ontvangen van facturen in een gestructureerd, digitaal formaat. Denk aan een XML-bestand dat automatisch wordt ingelezen door de boekhoudsoftware van jouw klant of leverancier. Zo’n factuur bevat alle relevante data – zoals leverancier- en klantgegevens, productinformatie, prijzen en btw-tarieven – gecodeerd in een vaste structuur, zoals UBL (Universal Business Language). Dit gaat veel verder dan een pdf of een gescande factuur per e-mail.
En laat ons eerlijk zijn, het betekent goed nieuws. Want met e-invoicing verdwijnen handmatige processen en verklein je de kans op fouten. De data wordt automatisch gelezen en verwerkt door de software van de ontvanger, zonder dat er nog een handmatige stap tussenkomt.
Wat e-invoicing niet is
Veel bedrijven denken dat ze “al aan e-invoicing doen” omdat ze pdf-facturen via e-mail versturen. Maar dat klopt niet. Een pdf is een digitale kopie van een papieren factuur. Het vraagt nog altijd handmatige verwerking: iemand moet de gegevens overtypen of de pdf manueel inlezen. Dit blijft tijdrovend en foutgevoelig.
E-invoicing daarentegen is volledig geautomatiseerd. De data komt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van de ontvanger, klaar voor verdere verwerking – zonder tussenkomst van handmatig werk.
Wettelijk kader: verplicht vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing de norm voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Deze wettelijke verplichting geldt voor het verzenden én ontvangen van gestructureerde elektronische facturen. Het gebruik van het Peppol-netwerk wordt hierbij de standaard. Peppol zorgt voor een veilige en directe uitwisseling van e-invoices tussen bedrijven, zonder risico op interceptie of fraude.
De voordelen voor finance
De overstap naar e-invoicing is niet alleen een kwestie van compliance. Het biedt tal van strategische voordelen:
- Snellere betalingen
Elektronische facturen worden sneller verwerkt door de ontvanger, wat leidt tot kortere betalingstermijnen en een verbeterde cashflow. - Minder fouten
Doordat alle gegevens automatisch worden ingelezen, verdwijnen veel klassieke fouten die ontstaan bij handmatige verwerking. - Efficiënter werken
Finance-teams hoeven minder tijd te besteden aan administratie en kunnen zich richten op analyse en optimalisatie. - Compliance by design
Met e-invoicing voldoe je niet alleen aan de wettelijke verplichtingen, je legt ook een fundament voor een moderne, toekomstgerichte finance-operatie.
E-invoicing en fraudepreventie
Een vaak onderschat voordeel van e-invoicing is de rol die het speelt in het voorkomen van factuurfraude. In tegenstelling tot traditionele facturatieprocessen – waarbij een pdf via e-mail gemakkelijk onderschept of vervalst kan worden – verloopt e-invoicing via beveiligde netwerken zoals Peppol.
Peppol maakt gebruik van een gesloten netwerkstructuur, waarin alleen geverifieerde deelnemers (met een geldig ondernemingsnummer en toegang via een erkend access point) e-invoices kunnen verzenden of ontvangen. Dit betekent dat de kans op interceptie of manipulatie van facturen aanzienlijk wordt beperkt. Bovendien garandeert Peppol dat de ontvanger altijd de beoogde partij is, waardoor fraude bij het ontvangen of betalen van facturen structureel wordt tegengegaan.
Checklist: zo maak je je klaar voor e-invoicing
De overstap naar e-invoicing hoeft geen complexe oefening te zijn, maar je moet natuurlijk wel je hoofd erbij houden. Onderstaande checklist biedt een kader om je organisatie klaar te stomen voor deze nieuwe standaard:
- Breng je huidige facturatieproces in kaart
Analyseer hoe je vandaag facturen verzendt en ontvangt. Werk je nog met pdf’s of manuele input? - Informeer je over de wettelijke verplichtingen
Zorg dat je begrijpt wat de e-invoicing-verplichting vanaf 2026 inhoudt en of er uitzonderingen van toepassing zijn op jouw situatie. - Evalueer je software en systemen
Kijk of je huidige boekhoudsoftware of ERP geschikt is voor het verzenden en ontvangen van UBL-facturen. - Sluit je aan op Peppol
Zoek een access point-provider of werk samen met je softwareleverancier om je aan te sluiten op het Peppol-netwerk. - Optimaliseer je processen
Gebruik deze overgang als kans om bredere financiële processen te optimaliseren: hoe kan e-invoicing een hefboom zijn voor een slimmere, efficiëntere finance-afdeling? - Zorg voor draagvlak en bewustwording
Betrek alle interne stakeholders – van finance tot IT – en voorzie duidelijke communicatie en training. - Start met testen
Begin op tijd met een pilootfase of proefproject, zodat je processen vlot op elkaar afgestemd zijn tegen de deadline van 2026.
Hoe begin je?
De overstap naar e-invoicing start met bewustwording. Begrijp de voordelen en zie e-invoicing niet louter als een technische aanpassing, maar als een hefboom voor strategische groei. Vervolgens is het essentieel om je processen en systemen te analyseren. Zo maak je van e-invoicing een katalysator voor financiële transformatie!
