In een tijd waarin data steeds belangrijker wordt voor bedrijfsbeslissingen, loopt CRG voorop in de integratie van data-analyse in haar financiële processen. Sam Van Roosbroeck, CFO van CRG (groep boven retailketens JBC, Mayerline & CKS), deelt zijn inzichten over hoe de Belgische modeketen data gebruikt om financiële besluitvorming te verbeteren en welke uitdagingen ze daarbij tegenkomen.
Hoe begon CRG met het integreren van data in zijn financiële processen?
"Toen ik hier twaalf jaar geleden begon, merkten we dat de boekhouding beperkt was tot pure boekhoudkundige gegevens. We misten cruciale informatie over sales, productmarges, gebruik van klantenkaarten, en logistieke data. Het verzamelen van deze gegevens was een zeer manueel en tijdrovend proces. Daarom zijn we gestart met de opzet van een data warehouse en de selectie van een rapporteringstool. Dit project, dat oorspronkelijk als een finance-initiatief begon, werd al snel omarmd door de hele business vanwege de waardevolle inzichten die het opleverde."
En dit heeft dan geleid tot de oprichting van een aparte data-afdeling?
"Door het enthousiasme van de business voor de rapporteringsmogelijkheden, hebben we besloten om het finance-aspect wat terug te schalen en de focus te leggen op het bredere dataverhaal. Dit leidde uiteindelijk tot de oprichting van een aparte data-afdeling, los van IT en finance. Als CFO stuur ik nu zowel de financiële rapportering aan als de bredere data-afdeling, wat een unieke synergie creëert."
Data-gedreven besluitvorming in de praktijk
Kan je een concreet voorbeeld geven van hoe data de besluitvorming heeft verbeterd?
"Een goed voorbeeld is hoe we onze voorraad beheren. We hebben een algoritme dat de voorraad optimaliseert tussen online en offline kanalen. Dit zorgt ervoor dat producten op de juiste plek liggen voor maximale verkoop. Maar het cruciale punt hier is dat we niet alleen kijken naar de verhoogde verkoop, maar ook naar de kosten die gepaard gaan met het verplaatsen van die voorraad. Door finance en data te combineren, krijgen we een volledig beeld van de impact van deze beslissingen."
Hoe gebruikt CRG data voor financiële besluitvorming?
"We gebruiken data op vele niveaus. Voor onze winkels hebben we bijvoorbeeld een evaluatiemodel dat kijkt naar bezoekers, verkochte stuks, verkoopprijs per stuk, en conversiepercentages. Afhankelijk van het type winkel en de locatie gebruiken we verschillende parameters om de prestaties te beoordelen en toekomstige omzet en marge te voorspellen. We kijken ook naar logistieke kosten en hoe die samenhangen met verkoopaantallen. Voor onze franchisenemers gebruiken we data om hun commissies te berekenen en ze te begeleiden in hun prestaties."
Uitdagingen en oplossingen
Hoe zorg je ervoor dat verschillende afdelingen effectief samenwerken en data delen?
"Dat is inderdaad een uitdaging en het is een constant proces; als je niet alert blijft, komen de silo’s tussen de verschillende departementen snel terug. Het draait om vertrouwen opbouwen in de data en de analyses. We maken onze modellen zo transparant mogelijk, zodat iedereen begrijpt waar de cijfers vandaan komen. Daarnaast is het cruciaal om als finance- en/of data afdeling dicht bij de business te staan en actief te luisteren naar wat er gebeurt op de werkvloer."
Wat zijn de uitdagingen bij het verder automatiseren van financiële processen?
"Een grote uitdaging is het behouden van systeeminzicht. Naarmate we meer automatiseren, is er een risico dat mensen minder begrip hebben van hoe systemen met elkaar communiceren en hoe data wordt gegenereerd. Dit kan leiden tot situaties waarin beslissingen worden genomen op basis van data zonder echt te begrijpen waar die data vandaan komt of wat het betekent. Het is cruciaal om een balans te vinden tussen automatisering en het behouden van een diep begrip van onze systemen en processen."
De rol van de CFO en de toekomst van financiële data
Wat is de rol van de CFO in dit dataverhaal?
"Als CFO is het essentieel om een helikopterview te behouden. Je moet een structureel overzicht hebben van welke data je ontsluit, uit welke systemen, op welk niveau, en hoe dit alles samenhangt met de financiële cijfers. Het gaat om risicobeheersing én omzetoptimalisatie. Je hoeft geen IT-expert te zijn, maar je moet wel begrijpen hoe systemen, processen en de dagelijkse realiteit met elkaar verbonden zijn."
Wat zie je als de toekomst van financiële data?
"Ik denk dat de toekomst ligt in het beter capteren en linken van drivers aan financiële cijfers en vice versa. De nieuwe CSRD-regelgeving (Corporate Sustainability Reporting Directive) zal hierin een belangrijke rol spelen. Hoewel sommigen dit als een last zien, zie ik het als een kans. Het zal ons dwingen om processen verder te digitaliseren en meer leading indicators in kaart te brengen, wat uiteindelijk zal leiden tot betere en snellere besluitvorming."
Zullen we ooit 100% op data kunnen vertrouwen voor besluitvorming?
"Nee, absoluut niet. Er is altijd een menselijke blik nodig met kennis van zaken. Data kan enorm waardevol zijn, maar het is essentieel om kritisch te blijven en de context te begrijpen. We moeten voorzichtig zijn met 'black box' oplossingen en altijd streven naar transparantie in onze datamodellen. Het is belangrijk om checks in te bouwen, outliers te identificeren, en soms gewoon een dag te wachten voordat we belangrijke beslissingen nemen op basis van data. De combinatie van data-inzichten en menselijke expertise blijft cruciaal voor goede besluitvorming."