Tijdens het AI in Finance-event toonde Exact hoe artificiële intelligentie vandaag al deel uitmaakt van hun software. In amper zes maanden ontwikkelden ze de Exact AI Assistant – een generatieve AI-tool die finance-professionals helpt slimmer te werken met realtime inzichten, automatische analyses en 24/7 support.
In dit interview vertelt Paul Ploeger, Development Manager bij Exact, hoe de tool tot stand kwam, wat ze gebruikers oplevert en welke innovaties nog op komst zijn.
Niet harder werken, maar slimmer. Dat is het motto van Exact. Sinds 2017 is de bedrijfssoftware van Exact dan ook voorzien van kunstmatige intelligentie (AI). Waar AI tot voor kort vooral inzichten creëerde en taken automatiseerde op basis van machine learning, kunnen softwaregebruikers dankzij de introductie van Generatieve AI nu ook een dialoog aangaan met de software. “De ontwikkelingen op het gebied van AI hebben de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen, met name na de introductie van ChatGPT in november 2022”, vertelt Paul Ploeger. “We waren net als iedereen enorm onder de indruk van deze nieuwe vorm van AI en vroegen ons af of de komst van generatieve AI onze sector zou gaan ontwrichten. Al snel kwamen we tot de conclusie dat we niet in termen van bedreigingen maar kansen moesten denken. Wat levert deze nieuwe AI-toepassing ons op? Wat kunnen we ermee? En hoe kunnen we met GenAI meerwaarde creëren voor onze klanten?”
Van ideeën naar concrete use cases
We hebben een AI-team samengesteld, dat direct aan het brainstormen sloeg. Dat leverde in korte tijd een lange lijst mogelijkheden op. “Dan ga je experimenteren... Wat is haalbaar en waar hebben onze klanten het meest behoefte aan?”, vervolgt Paul. “Denk bijvoorbeeld aan 24/7 support, zodat je bij vragen over de software niet tot de volgende werkdag op antwoord moet wachten. Die zaken zijn we gaan uitdiepen en zo zijn de eerste use cases ontstaan. Uiteindelijk heeft dat geleid tot vier concrete toepassingen: navigatie, notificatie, support en informatie. Zo helpt Exact AI Assistant gebruikers van onze software hun weg te vinden in Exact Online en stuurt hij proactief meldingen bij afwijkingen in de boekhouding of openstaande facturen. De tool beantwoordt ook al je vragen over hoe je onze programma's gebruikt en helpt je bij het voorbereiden van vergaderingen of klantbezoeken. Exact AI Assistant haalt daarvoor informatie op uit Exact Online en combineert die met door Exact toegelaten externe bronnen, bijvoorbeeld rapporten van banken en sectorverenigingen.”
Mensgericht ontwikkelen
Bij de ontwikkeling van AI-features zoals Exact AI Assistant hanteert Exact drie belangrijke principes. “Innovatief is het eerste principe. Dat betekent experimenteren, met nieuwe toepassingen en nieuwe taalmodellen’, vertelt Paul. “Maar voor we die features op de markt brengen, moeten we zeker weten dat ze goed zijn. Dat brengt me direct bij het tweede principe: betrouwbaarheid. Want we hebben de gegevens van honderdduizenden bedrijven in beheer. Bovendien werken we in een omgeving waar de accuraatheid van financiële gegevens heel belangrijk is. De boekhouding kan niet ‘maar een beetje kloppen’. Kortom: AI-features die we naar de markt brengen moeten honderd procent betrouwbaar zijn. En het laatste principe, mensgericht, dat is echt waar wij voor staan. Wij vinden het belangrijk dat gebruikers zelf de regie houden bij het gebruik van onze software. Gebruikers kunnen de diverse functionaliteiten dan ook zelf in- of uitschakelen en daarmee de mate van automatisering aanpassen. Anders gezegd: wij zien AI als een waardevolle aanvulling op menselijk werk en niet als vervanging.”
Leren van 400.000 gebruikers
Intussen werken 400.000 gebruikers van Exact Online in Nederland en België met Exact AI Assistant. Paul: “We weten dat klanten Exact AI Assistant regelmatig raadplegen én waarderen. Dagelijks worden er zo’n 700 vragen aan Exact AI Assistant gesteld. Zijn de antwoorden die Exact AI Assistant geeft van goede kwaliteit? Dat monitoren we bijvoorbeeld aan de hand van de duim omhoog/omlaag-functie. Klanten kunnen daarmee aangeven of het antwoord bruikbaar is. We leren hier zelf ook veel van en gebruiken de feedback om Exact AI Assistant te optimaliseren. Daarnaast, en dat is denk ik ook een goede graadmeter, zien we dat 99% van de mensen die Exact AI Assistant raadpleegt geen contact meer opneemt met onze klantenservice. Dat is mooi, daar doen we het voor. Iedereen een persoonlijke assistent. Dat is het idee achter Exact AI Assistant, zodat iedereen efficiënt kan werken en de kwaliteit van het werk kan verhogen.”
Chatten met je eigen data en mobiele versie
Op de vraag waar hij het meest trots op is, antwoordt Paul: “Op het feit dat we als bedrijf in staat zijn geweest om in een half jaar tijd van een grof concept tot een concrete, werkende oplossing te komen die onze klanten daadwerkelijk helpt met hun werkzaamheden. En nu zetten we nieuwe stappen. Allereerst willen we Exact AI Assistant uitrollen in de mobiele versie van Exact Online. Maar onze ambities reiken verder. Je kunt Exact AI Assistant al meetings met klanten laten voorbereiden, maar hoe leuk zou het zijn als Exact AI Assistant ook een bezoekverslag voor je maakt en er direct taken aan koppelt voor collega’s en de urenverantwoording voor je verwerkt? Bovendien draaien we een pilot waarbij je kunt chatten met je eigen data. Je kunt Exact AI Assistant dan vragen stellen als: ‘Geef mij mijn top-10 klanten’, ‘Hoeveel van deze artikelen heb ik nog op voorraad?’, of ‘Van wie krijg ik nog geld?’. Tot voor kort moest je daar waarschijnlijk tientallen Excelbestanden voor doorworstelen. Binnenkort doet Exact AI Assistant dat voor je. Je kan dan eenvoudig chatten met je eigen gegevens. Exact AI Assistant geeft vliegensvlug antwoord op je vraag en kan er ook nog eens rapport over opstellen. Dat gaat echt wel veel tijdwinst opleveren.
Meer spraakgestuurd werken
Exact werkt ook aan toepassingen waarbij de input van gegevens voor jou wordt gestructureerd en verwerkt door AI. “Denk bijvoorbeeld aan een spraak-gestuurde opdracht van een gebruiker die direct wordt uitgewerkt tot een offerte, compleet met bijbehorende taken voor collega’s, ingepland transport en automatische tijdregistratie. Dat is nog toekomstmuziek, maar we experimenteren ermee en ik verwacht echt dat we allemaal steeds meer spraak-gestuurd gaan werken”, aldus Paul.
Slimmer werken met AI begint bij de juiste mensen en processen. Onze Finsiders-consultants helpen organisaties om die vertaalslag te maken van finance automation tot future-proof reporting.
