Internationale groei voelt als vooruitgang. Een nieuwe markt, talent uit het buitenland, een medewerker die vanuit zijn thuisland blijft werken. Maar elke grens die je business oversteekt, laat een fiscaal spoor na. En precies dat spoor wordt vaak pas zichtbaar wanneer de controleur aanbelt.
De specialisten van Tiberghien brachten op de CFO Summit een heldere boodschap voor finance-verantwoordelijken. Ze kozen bewust een onderwerp uit: de vaste inrichting. Niet omdat het het meest spraakmakende thema is, maar omdat het zo vaak en zo onnodig misloopt.
Een vaste inrichting bestaat niet, tot ze bestaat
Een vaste inrichting is een fictie. Zodra je onderneming voldoende aanwezig is in een ander land, ontstaat ze, of je dat nu wil of niet. Een kantoor of een fabriek is duidelijk. Lastiger wordt het bij mensen: een medewerker die structureel vanuit het buitenland werkt, kan op zichzelf al een vaste inrichting doen ontstaan. En de drempel voor "voldoende aanwezig" vult elk land zelf in. Zegt het ene land ja en het andere nee, dan wordt dezelfde winst zomaar twee keer belast.
Een dossier dat 35 miljoen kost
Hoe duur dat wordt, toonden ze met een arrest van vorig jaar. Een Belgische onderneming had een vaste inrichting in Dubai en wees daar meer dan een miljard euro omzet aan toe, met een winstmarge die teruggreep op contracten uit 1984. Op papier klopte de redenering: die winst is belastbaar in Dubai, dus België stelt vrij. Alleen kon de onderneming niet aantonen dat die winst ook echt in Dubai was verdiend. Het adres op een factuur en een interne registratie volstonden niet als bewijs.
Het Hof oordeelde dat België niet hoefde vrij te stellen. Resultaat: 35,6 miljoen euro een tweede keer belast. Het pijnlijke is dat het vermijdbaar was. België had wel degelijk moeten vrijstellen, als het dossier op orde was geweest. Het verschil tussen een voordeel dat standhoudt en een voordeel dat sneuvelt, zit niet in de wet maar in de voorbereiding. Bewijs van wie waar werkte, een onderbouwde marge, documentatie die meegroeit met het project.
Je mensen reizen, je verplichtingen ook
Aan de personenkant loopt het even snel mis. Een salesmanager die naar Spanje verhuist en daar een deel van zijn tijd werkt, betaalt voor dat deel belasting in Spanje, en voor de rest in België. Dat weten de meesten nog. Wat vaker over het hoofd wordt gezien, is de sociale zekerheid. Wie meer dan een kwart van zijn tijd in zijn woonland werkt, valt daar onder het sociale zekerheidssysteem. Voor de werkgever betekent dat plots een payroll in dat land, met alle bijdragen die daarbij horen.
Bij sleutelprofielen wordt het nog technischer. Een bestuurder valt onder andere regels dan een werknemer, en elk land kwalificeert een CEO anders. Een Belgisch bestuurdersmandaat in een buitenlandse vennootschap kan zomaar je hele sociale zekerheid laten verschuiven. Dit zijn geen randgevallen, het zijn de dossiers waar het echt geld kost wanneer niemand op tijd de juiste vraag stelt.
Het venster sluit sneller dan je denkt
En de tijd speelt tegen je. Belastingdiensten wisselen automatisch gegevens uit en werken met steeds krachtigere tooling. Verhuist iemand naar het buitenland, dan ziet de fiscus dat. De vraag om inlichtingen volgt vanzelf, en op dat moment is voorbereiden geen optie meer. Zoals de specialisten het zelf stelden: eens die vraag op je bureau ligt, ben je te laat.
Wat dit vraagt van je finance-team
De rode draad is geen fiscale spitstechnologie. Het is reflex. De organisaties die hier niet in vastlopen, hebben finance-mensen die de signalen oppikken:
- hier vertrekt iemand naar het buitenland,
- hier neemt iemand een mandaat op,
- hier ontstaat een vaste inrichting.
Mensen die op dat moment de juiste expert aan tafel halen, voordat de beslissing vastligt.
Dat profiel herken je niet enkel aan een diploma. Je herkent het in iemand die verder kijkt dan de maandafsluiting, die nieuwsgierig is naar wat er in de business beweegt, en die het gesprek met specialisten durft aangaan.
Drie bepalende vragen voor jouw organisatie
- Weten onze finance-mensen wanneer een grensoverschrijdende beweging fiscale gevolgen heeft?
- Bouwen we ons dossier op tijdens het traject, of reconstrueren we het achteraf onder druk van een controle?
- Halen we expertise aan tafel voordat iemand vertrekt of een mandaat opneemt, of pas wanneer de vraag om inlichtingen binnenkomt?
Drie vragen die telkens leiden tot een heel ander gesprek. Want fiscaliteit bij internationale groei is geen administratieve nalatigheid die je achteraf rechttrekt. Het is een risico dat je vooraf afdekt.
Bij Finsiders leveren we finance-profielen die deze reflex meebrengen. Geen mensen die enkel de cijfers afsluiten, maar professionals die zien waar kansen en risico’s ontstaan en op tijd aan de juiste tafel zitten. Wil je nagaan hoe jouw finance-functie deze rol opneemt? Onze mensen denken graag met je mee.
