Zowel in een onderneming als de privé-omgeving stuiten we op de moeilijke oefening van budgetteren. Het begint bij het stellen van een doel en vervolgens opzetten van een plan hoe je dit doel zal realiseren. Voor het plan heb je geld nodig: een budget. Wil je een investering doen, of wil je op reis gaan, je hebt een budget nodig. Budgettering is geen financieel feestje voor de CFO’s en controllers: het is langdurig, tijdrovend en inefficiënt. Het kan echter ook anders. We geven je graag enkele tips hoe je zowel zakelijk als privé een efficiënt en effectief budget opstelt en hier ook grip op houdt.
1. Begin op tijd (maar ook niet te vroeg)
Een budget heb je nodig om je uitgaven voor de rest van het jaar te begroten. Zorg daarom dat je budget op tijd klaar is en begin dus vroeg genoeg. Zorg evenwel voor een korte doorlooptijd. Begin ook niet te vroeg, het voorspellend vermogen van mensen neemt toe naarmate de planningshorizon dichterbij ligt. Voorwaarde is wel dat er een heldere planning is met daarin aangegeven wie, wat en wanneer moet doen.
2. Zorg voor een plan B (en C)
Hou altijd rekening met meerdere scenario’s. Een best-case maar ook een worst-case scenario. Op die manier ben je voorbereid op onverwachte omstandigheden want je hebt van te voren al bekeken naar ‘wat als het niet lukt’. Bij een tegenvaller kan je dan snel anticiperen en ga je over naar plan B en kan je zeggen ‘daar hebben we over nagedacht’. Zo ontstaat er geen paniek dat het budget ineens niet meer toereikend is. Vaak wordt ook een 12-maand ‘rolling budget forecast’ aangemaakt, waarbij men in plaats van één keer per jaar, elke maand de forecast bijstelt. Deze manier van werken biedt ook de kans om op tijd te anticiperen.
3. Zorg voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Vooraleer je begint aan het budgetteringsproces, zorg dan dat er voor elk budget een verantwoordelijke aangesteld is, afhankelijk van de grootte van de onderneming. Dat kunnen verschillende personen zijn, maar hoeft niet. Eenzelfde persoon die regelmatig met het budget bezig is, heeft vaak een helder overzicht van het geheel en volgt sneller op.
Daarnaast is budgetteren en bedrijfsbreed proces, waarbij alle afdelingen moeten samenwerken om tot een resultaat te komen in functie van de geplande doelen en de strategie. Het is belangrijk dat een budget breed gedragen wordt en gesteund wordt door het personeel. Je kan niet 20 % groeien in omzet in 20 % besparen in personeelskosten.
4. Verlies jezelf niet in details
Het heeft niet veel zin om je budget heel gedetailleerd uit te werken. Teveel factoren zorgen voor een bepaalde onzekerheid en het voorspellen van details leidt niet tot meer accurate budgetten. Niets gaat zoals je van tevoren verwacht. Maak je jezelf niet moeilijk, maar hou het simpel. Financials willen vaak alle punten en komma’s juist zetten, maar het gevolg is dat je je continu aan het verantwoorden bent over kleine afwijkingen. Beter ongeveer goed dat precies verkeerd is hier het motto.
5. Gebruik de juiste tool
Het bijhouden van budgetteren verschilt per persoon en organisatie. Iedereen werkt liefst op zijn eigen manier, hoewel het van essentieel belang is om dezelfde werkwijze te gebruiken. Zo behoud je het overzicht. Kies dus een tool die voor jullie werkt, zoals Excel of Numbers bijvoorbeeld. De meeste grotere bedrijven hebben een eigen rapporteringstool (al dan niet geïntegreerd in een ERP-systeem) die het vergelijken van de budget to actual vergemakkelijken.
Tot slot
Budgettering is en blijft een zinvolle activiteit mits het niet wordt gezien als een verplicht financieel oefeningetje.
Welke methode je ook gebruikt om te budgetteren en forecasten, het gaat niet enkel om de techniek en de cijfers, maar vooral om het proces erom heen waarin business en finance open met elkaar in overleg kunnen gaan, om te discussiëren over groei en strategie. Net wanneer deze stappen mogelijk zijn, zijn bedrijven in staat hun resultaten te verbeteren en concurrentiepositie te versterken.
Is het opstellen van een budget bij jullie ook geen financieel feestje? Hebben jullie nood aan extra hulp om een budget op te stellen dat daadwerkelijk gevolgd en gebruikt wordt? Met Finsiders ondersteunen we je graag met de juiste expertise voor jouw project.
